İşçi özlük dosyası hakkındaki düzenlemeler 10.06.2009 tarih ve 25134 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesi ve 104. Maddesi ile çalışma hayatımıza girmiş ve işverenlerce bu belge ve formların düzenlenmesi ve saklanması zorunlu hale getirilmiştir.
4857 Sayılı Kanunda İşçi özlük dosyası aşağıda belirtilen madde ile düzenlenmiştir:
İşçi Özlük Dosyası
Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İş Kanunu 75. Maddesi uyarınca işveren çalıştırdığı her işçi için işçi özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşçi çalıştıran her işveren tarafından yasal olarak yapılması zorunlu olup, işçi özlük dosyası düzenlenmemesi halinde her işçi için 2013 yılında 1.293.-TL idari para cezası söz konusudur. Özlük dosyası olmaması cezayı gerektirmekle birlikte, ayrıca özlük dosyasında bulunması zorunlu olan belgeleri düzenlememek veya zamanında ilgili kuruma vermemek de cezayı gerektirmektedir. Bazı belgelerin bulunmaması doğrudan idari para cezası gerektirmemekle birlikte, hem denetimlerde, hem de ihtilaflı hallerde ispat için bulundurulması gerekir.
İş Kanunu 109. Maddesi uyarınca işçiye yapılacak tüm bildirimlerin yazılı olması gerekir. Bildirim yapılacak kişi bunu imzalamazsa, bu husus orada tutanakla tespit edilir. Tutanak en az iki kişi tarafından imzalanır. İşçiye yapılan bildirimlere ilişkin imzalı örnek veya imzadan kaçınmış ise düzenlenen tutanak eklenerek bunların da özlük dosyasında saklanması gerekir.
İşçi özlük dosyası her işçi için ayrı düzenlenmesi gerektiğinden, özlük dosyası düzenlenmeyen her işçi için ayrı ayrı idari para cezası söz konusu olacaktır. Bu nedenle çalışan her işçi için bir özlük dosyası düzenlenmesi zorunludur.
|
İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKLİ BELGELER |
||
|
1 |
İşe Başvuru Formu |
|
|
2 |
Hizmet Sözleşmesi |
|
|
3 |
Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi 4/1 a |
|
|
4 |
GSS Giriş Bildirgesi |
|
|
5 |
SGK Sigortalı Bildirim Belgesi |
|
|
6 |
Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi 4/1 a |
|
|
7 |
Aile Durum Bildirimi Formu |
|
|
8 |
İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Sureti |
|
|
9 |
İkamete Dayalı Nüfus Kayıt Örneği |
|
|
10 |
Yabancı Uyruklu İşçi Çalışma İzin Belgesi |
|
|
11 |
Ücret Hesap Pusulası |
|
|
12 |
Mezun olduğu okul diploma fotokopisi |
|
|
13 |
Referansları ve CV' si |
|
|
14 |
Demirbaş Malzeme Teslim Belgesi |
|
|
15 |
Sağlık Raporu |
|
|
16 |
Kan Grubunu Gösterir Belge |
|
|
17 |
Adli sicil kaydı |
|
|
18 |
Askerlik Durumunu Gösterir Belgeler |
|
|
19 |
18 yaşından küçük çalışan var ise ebeveyninin muvafakatnamesi |
|
|
20 |
Ücretsiz İzinler ve Yıllık Ücretli İzin İle İlgili Dilekçe veya Formlar |
|
|
21 |
Yıllık Ücretli İzin Cetveli |
|
|
22 |
Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar |
|
|
23 |
2 adet vesikalık Fotoğraf |
|
|
24 |
Doğum Yapan Kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi |
|
|
Doğum Yapan Kadının Emzirme izin talep dilekçesi |
||
|
25 |
İş Kazalarında Yapılması Gereken İdari İşlemler ve İş Kazası Bildirimi SGK |
|
|
26 |
İş Kazası Tutanağı |
|
|
27 |
Çalışma Belgesi |
|
|
28 |
Fazla Çalışma Onay Belgesi |
|
|
29 |
İşe İzinsiz Gelmeme / İş Geç Gelme Tutanağı ve İhtarı |
|
|
30 |
İstifa Dilekçesi |
|
|
31 |
İbraname |
|
|
32 |
Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Bölge Çalışma |
|
|
Müdürlüğü'ne Verilecek Yazı Örneği |
||
|
33 |
Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Türkiye İş Kurumu |
|
|
Müdürlüğü'ne Verilecek Yazı Örneği |
||
|
34 |
İşe Gelmeyen İşçinin En Son Adresine Gönderilecek Noter Tebligatı İhtarname |
|
|
35 |
Daha evvel İşten Çıkarılan İşçinin Tekrar İşe Alınma Daveti |
|
|
36 |
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işçiye verilmesi gerekli eğitim ve bilgilendirmelerin belgeleri |
|
|
37 |
İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili gerekli araç ve gereçlerin verildiğine ilişkin işçinin imzasını taşıyan belgeler |
|
